卒園アルバムの受付から納品までを仕組みにするとき、最初に考えたのは便利な管理画面ではありませんでした。
一番先に考えたのは、「どの写真が、どの子のものか」を取り違えないことです。
一度でも間違えたら、取り返しがつかない
卒園アルバムには、何十人もの子どもの写真が載ります。誰か一人でも名前と写真を取り違えれば、あとから直せば済む問題ではありません。
しかも、写真を集めるのは制作する人ではなく、保護者会の代表の方です。何人分もの写真を受け取り、名前を確認し、制作側へ渡すだけでも大きな負担になります。
あとから名前を付ける流れをやめた
そこで、各ご家庭が、自分のお子さん専用の場所へ直接写真を送る形にしました。
写真を集めたあとで「これは誰の写真だろう」と確認するのではなく、送られた時点で誰の写真かが決まっています。運動会やお遊戯会など、みんなで写っている写真だけは代表の方がまとめて送ります。
管理画面より先に、間違いにくい流れを作る
進み具合を確認する画面や、お知らせを送る機能も必要です。ただ、その前に、間違いが起きにくい流れになっているかを考えました。
人が毎回注意して防ぐ方法では、忙しいときに抜ける可能性があります。気をつけなくても自然に正しい場所へ入る形なら、確認する人の負担も減らせます。
起きたら困ることから、順番を決める
これは卒園アルバムに限りません。注文とお客様、商品と届け先、予約と日時など、組み合わせを間違えたくない仕事には同じ考え方が使えます。
仕組みを作るときは、できることを増やす前に、「一番起きてほしくないことは何か」を決めます。そこから逆に考えると、本当に必要な機能が見えやすくなります。