便利だと思って作った管理画面が、実際にはほとんど使われなかったことがあります。
注文の一覧、対応が必要な仕事、手入力での注文登録。あれば役立つはずだと思い、できることを少しずつ増やしていきました。
便利そうな機能を、先回りして作った
きっかけは、小さなお店の注文を見やすくするために、カレンダーと管理画面を作ったことでした。
注文が増えたときにも困らないよう、「今すぐ対応」「確認待ち」「制作予定」などに分けて、次にやることが分かる画面も追加しました。電話や店頭の注文を登録する機能も作りました。
画面としては、きちんと動いていました。機能だけを見れば、便利なものだったと思います。
実際の仕事では、手書きの方が早かった
しばらくして使い方を確認すると、カレンダーは使われていましたが、細かな注文入力や「次にやること」の画面は、ほとんど使われていませんでした。
理由は単純でした。注文数がまだ多くなく、メールと手書きのメモで十分に回っていたからです。管理画面へ入力する方が、かえって作業を増やしていました。
将来の心配と、今の困りごとを混ぜていた
私は「注文が増えたら必要になる」と考えていました。でも、それは将来の心配です。今、本当に困っていることとは違いました。
使う人にとっては、新しい画面を覚え、毎回入力する必要があります。機能を一つ増やすたびに、仕事が一つ減るとは限りません。
今うまくいっている方法は、無理に変えない
この経験から、今使っている方法で問題なく回っているなら、無理に置き換えない方がいいと考えるようになりました。
自動化や管理画面は、見た目が便利そうかではなく、実際の手間が減るかで決めます。手書きで足りるなら、手書きのままで大丈夫です。